Das Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200... Forschung;Gastgewerbe;Management;Budgetkontrolle;PR;Reisemanagement;Workshops;Kommunikation;Eigenverantwortung;Catering;Berechtigungen;Englisch;Administration;Deutsch;Koordination;Deutsch;Kommunikation;PR;EDV;Begeisterung;Ereignishilfe;Englisch;Abbau;Regelung;Unterkunft;Beratung Original Stellenanzeige auf StepStone.de – Jetzt Jobagent bei StepStone einrichten und Traumjob finden! https://bit.ly/2KOagYD Mehr Informationen zu Arbeitgebern, Gehaltsdaten und Karrieretipps finden Sie auf StepStone.de mehr ansehen weniger ansehen
Job DescriptionDas Max-Planck-Institut für Evolutionsbiologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Evolutionsbiologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungsgruppen sowie zentrale Serviceeinheiten. Die Spannbreite der Forschungsarbeiten beinhaltet ökologische, organismische, molekulare und theoretische Ansätze.Zur Verstärkung unseres Teams Institutskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin einTeam-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d) Stellenausschreibung Nr. 08-2025unbefristet und in Vollzeit (Teilzeit ist möglich, mind. 50 %).
Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. Die Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Fokus werden von internen und externen Forschenden besucht, können ein- oder mehrtägig sein und eine Größe von bis zu 100 Teilnehmenden haben.Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungsassistentinnen)die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Weltdas Einholen von Angeboten unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen (z. B. Catering, Unterkünfte)die Organisation von Forschungsaufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institutdie Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programmsein softwaregestütztes Veranstaltungsmanagementdie Koordination von Kommunikationsmaterialien in Absprache mit PR & Öffentlichkeitsarbeitdie Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungskonzeptendie Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungsassistenzenweitere Aufgaben können je nach Bedarf und Auslastung dazukommenin Ausnahmefällen, bedingt durch Veranstaltungszeiten, Arbeit am späten Abend und/oder am Wochenende.Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. Ihre Stelle gehört zum Team Institutskoordination.
abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagementeinschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeldhohe Serviceorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gute Kommunikationskompetenzsehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftErfahrung mit den für die Tätigkeit relevanten rechtlichen Regulariengute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungsmanagement)hohe interkulturelle Kompetenzsehr gutes Selbstmanagement und die Fähigkeit zu eigenständigem und eigenverantwortlichem Arbeitengroße Begeisterung an der Arbeit in einem internationalen UmfeldBereitschaft zur Koordination von und Erreichbarkeit als Ansprechperson bei den Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen ArbeitszeitenManagementkompetenz auf der einen Seite, aber auch den Willen und die Fähigkeit, selbst mit anzupacken (bspw. Auf- und Abbau in der Location)Berechtigung, in Deutschland einer Beschäftigung nachgehen zu können.
ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeldflexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiteneine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9bSozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahressonderzahlung, zusätzliche Altersversorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets.Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld.Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
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